Key Responsibilities & Job Scope:

The role covers both Human Resources and Administrative functions.

Human Resources:

Support strategic HR agendas by working closely with senior management to align HR initiatives with business objectives, contribute to HR improvement projects, and ensure progress towards the adoption of best practices. Oversee the full recruitment lifecycle, including managing job postings, liaising with recruitment agencies and job portals, conducting competency-based interviews, coordinating offers and background checks, and ensuring smooth onboarding. Develop recruitment plans and maintain recruitment databases. Ensure accurate payroll processing, manage compensation and benefits administration, and work closely with the finance team on payroll matters. Advise management on employment legislation, HR policies, and disciplinary matters; support performance appraisals, probation reviews, performance improvement plans, and manage exit interviews.

Administrative (Strategic & Office):

Be fully involved in office administration management, including maintenance, operations, and related administrative matters. Maintain accurate HR records, generate monthly reports, ensure compliance with Singapore labour laws, and review and approve staff claims. Perform work permit renewals and other regulatory renewals required for compliance. Manage company progress tracking platforms such as Monday.com. Track deliverables required before and during meetings as required. Prepare monthly staff bulletins and company-wide announcements. Support company agendas, including grant applications.

Market Expansion:

Support the setup of overseas offices by participating in the planning and execution of group strategies, including incorporation, location sourcing, and regulatory clearances. Support regional hiring requirements where necessary.

Required Qualifications & Skills:

The work scope heavily involves HR operations and office administration. Candidates should have a minimum of 3- 5 years of experience in administration, compliance, HR operations, or finance, with exposure to recruitment, payroll, and employee relations. Strong knowledge of Singapore employment law and HR best practices is required, along with the ability to manage budgets and interpret HR metrics. Familiarity with standard office applications is expected. Candidates must have strong written and verbal communication skills in English. Soft skills include strong leadership, interpersonal and communication abilities, the ability to coach and develop others, high integrity and discretion, strong analytical and problem-solving skills, and flexibility to adapt to a dynamic environment. Overseas travel may be required when necessary.